LA HOJA DE ENCARGO PROFESIONAL
Este es el primer post del año 2023, por ello antes que nada quiero desearles a todos un feliz año.
Después de que en el año 2022 los artículos publicados en este espacio virtual –que, como siempre digo, pretende ser de todos– han estado marcados por la actualidad, en este nuevo año mi intención es darles un enfoque eminentemente práctico. Por esta razón, los artículos que compartiré con ustedes, mis estimados lectores, quiero que sean, por encima de todo, útiles.
Precisamente por ello, en este primer post del año voy a abordar una cuestión que considero que puede ser del interés tanto de mis compañeros como de los clientes: la hoja de encargo profesional.
¿QUÉ ES LA HOJA DE ENCARGO PROFESIONAL?
La hoja de encargo profesional, para que nos entendamos todos, es un documento en el que se formaliza la relación entre abogado y cliente. En dicho documento el abogado debe facilitar al cliente toda la información sobre las condiciones del servicio que le va a prestar –principalmente cuál va a ser el precio de ese servicio y la forma de pago–. Así pues, lo más aconsejable es que se formalice antes de iniciar el encargo profesional
¿ES OBLIGATORIO EL USO DE LA HOJA DE ENCARGO PROFESIONAL?
Una vez que ya sabemos qué es la hoja de encargo, la siguiente pregunta a responder es: ¿su uso es obligatorio para los abogados?
La respuesta a esta pregunta la encontramos en el artículo 27.1 del Estatuto General de la Abogacía Española aprobado por Real Decreto 135/2021 de 2 de marzo, nominado encargo profesional, donde se establece que:
«1. Antes de iniciar su actuación profesional, el profesional de la Abogacía proporcionará a su cliente la información a que se refiere el artículo 48 del presente Estatuto General, preferentemente mediante la utilización de hojas de encargo».
A la vista de dicho precepto podemos concluir que, aunque el uso de la hoja de encargo es muy recomendable, en la actualidad no es obligatorio.
Así mismo, en el artículo 14 del Anteproyecto de Ley Orgánica del Derecho de Defensa publicado el pasado 1 de septiembre de 2022, nominado «Garantías del Encargo Profesional», se establece que:
«Toda persona podrá solicitar que la contratación de los servicios jurídicos de defensa se formalice por escrito en una hoja de encargo profesional o medio equivalente».
Es decir, en el caso de que el citado anteproyecto se convierta en ley, el cliente podrá solicitar que las condiciones en que se va a prestar el servicio se formalicen por escrito en una hoja de encargo profesional. Pero si el cliente no lo solicita –y en muchos casos no lo hará por desconocer que tiene ese derecho– el abogado no tendrá la obligación de formalizar la correspondiente hoja de encargo.
¿QUÉ DEBE CONTENER UNA HOJA DE ENCARGO PROFESIONAL?
Ahora que ya sabemos lo que es una hoja de encargo y que su uso, aunque recomendable, no es obligatorio, la siguiente pregunta que puede surgir es: ¿qué debe contener una hoja de encargo profesional?
En primer lugar, hay que decir que, aunque en las páginas webs de algunos colegios de abogados podemos encontrar modelos de hoja de encargo, no hay un modelo oficial.
En mi opinión, lo más indicado es que cada profesional confeccione su propia hoja de encargo como si de un traje a medida se tratara. Dicho lo cual, vamos a ver el contenido esencial que debe contener toda hoja de encargo profesional:
a) Identificación de las partes
Como si de un contrato se tratara –porque en el fondo eso es una hoja de encargo profesional– lo primero que hay que hacer es identificar a las partes: cliente y abogado.
b) Identificación del asunto
Una vez que hemos identificado a las partes, hay que concretar cuál es el asunto que el cliente encarga al abogado. Por ejemplo: un divorcio, un procedimiento de modificación de medidas o la defensa en una causa penal por violencia de género.
Si el asunto ya está iniciado, habrá que concretar el número de procedimiento y el juzgado ante el que se sigue.
Si el asunto no está iniciado, habrá que indicar procedimiento de divorcio o modificación de medidas a seguir ante los juzgados de la localidad en la que se tramite el procedimiento.
c) Honorarios
En mi opinión, esta es la parte más «importante» de la hoja de encargo. Aquí hay que concretar cuál va a ser el precio de ese servicio –qué incluye la cantidad presupuestada y, sobre todo, qué es lo que no incluyen esos honorarios presupuestados–.
En mi caso, en los procedimientos de familia suelo presupuestar:
a) Primera instancia.
b)Medidas provisionales, si las hay.
c) Segunda instancia, es decir, la apelación.
Mientras que en los procedimientos penales suelo presupuestar:
a) Instrucción de la causa.
b) Juicio oral, si lo hay.
c) Apelación, si la hay.
De esta forma el cliente sabe desde el «minuto cero» lo que le van a costar mis servicios.
Una vez que se han presupuestado los honorarios del abogado, como he dicho anteriormente, hay que hacer constar las partidas que no incluyen los mismos. Por ejemplo, los derechos del procurador o los gastos de desplazamiento –cuando el asunto es en otra localidad diferente en la que se encuentra el despacho del abogado–.
Por último, hay que hacer constar expresamente que los honorarios presupuestados no incluyen el IVA y que dicho impuesto será el vigente en el momento de emitir factura.
d) Forma de pago
Una vez que se han presupuestado los honorarios conviene concretar cómo se van a pagar los mismos.
En mi opinión, lo más aconsejable es solicitar una provisión de fondos y liquidar el resto cuando se concluya el asunto o cuando se concluya cada instancia.
Teniendo en cuenta que hay asuntos que se pueden alargar años, lo mejor es ir liquidando cuando se concluya cada instancia.
Por último, lo adecuado es indicar el número de cuenta en el que se deben abonar dichos honorarios.
e) Costas
Algo que puede pasar en todo procedimiento judicial –aunque en familia no suele ser habitual– es que se impongan las costas a una de las partes –la que pierde el pleito–. Por ello conviene concretar en la hoja de encargo cómo se procederá en caso de que haya condena en costas a la otra parte o a nuestro cliente.
f) Protección de datos
Por último, de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, lo conveniente es introducir en la hoja de encargo una cláusula al respecto donde, por un lado, el cliente autorice el tratamiento de sus datos y, por otro lado, el abogado informe al cliente sobre los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de acuerdo con la legislación vigente.
OPINIÓN PERSONAL
Permítanme que les confiese que yo nunca me «sentaría» en un restaurante sin saber cuánto me va a costar lo que tome en él. Por eso me sorprende que todavía haya personas que contraten los servicios de un abogado sin saber lo que les van a costar los mismos, y me sorprende más todavía que haya compañeros que no usen la hoja de encargo profesional o documento equivalente.
Y digo esto porque la hoja de encargo profesional es una garantía para ambas partes: para el abogado, porque el cliente no le podrá discutir unos honorarios previamente pactados; y para el cliente, porque al concluir el asunto no se encontrará con «sorpresas».
Precisamente por ello considero que en el Anteproyecto de Ley Orgánica del Derecho de Defensa al que antes me he referido debería incluirse la obligatoriedad de formalizar la hoja de encargo independientemente de que el cliente lo solicite o no.
Para concluir, estimados lectores, mi consejo es que antes de iniciar la relación profesional se formalice la correspondiente hoja de encargo profesional por escrito.